ShipIt day @BibLibre #1

Tous les 3 à 4 mois, les collaborateurs de BibLibre se réunissent en un même lieux pour une semaine. Nous appelons ce rendez vous entre nous un « camp » (issu initialement du terme « barcamp« ).  L’idée générale est de profiter d’être ensemble physiquement pour décloisonner les activités et travailler lors d’ateliers « hors production » habituelle. Il est permis de travailler à l’amélioration des process, de développer le code qu’on ne prend jamais le temps de faire, de troller, de se faire des petites présentations croisées de nos apprentissages divers et variés, de jouer à des jeux débiles comme emmêler nos bras ou se lancer des avions en papier. Le tout se passe avec une chouette énergie, dans la bonne humeur et le plaisir d’être ensemble, le tout entrecoupé de bons repas et d’un peu de liquide alcoolisé en soirée, animé par qui veut bien s’y coller… Nous n’attendons bien sûr pas ce rendez vous pour traiter les sujets, mais il se passe quelque chose quand nous sommes sous le même toît qui n’a pas lieu aussi naturellement en distribué.

Bref, je suis rentrée de mon (long) congé et inspirée de ma dernière lecture, j’ai proposé un autre format à l’intérieur du camp: un « ShipIt day » appelé aussi « Exploration day« .

Le camp est souvent l’occasion de lancer et faire tout plein de choses et de laisser des travaux non terminés à la fin, j’avais envie que sur une journée, ce soit différent.

Comment ça s’est passé ?

1. Prévenir à l’avance les collaborateurs:  Une semaine à l’avance, j’ai présenté le concept par mail en proposant à chacun de réfléchir à un sujet qu’il aimerait porter pendant 24 heures, dans l’idée de livrer quelque chose de montrable et utile à l’entreprise.

2. Le jour J, pitchs et formation des équipes: Presque tout le monde a présenté son sujet (nous étions 13 participants). Nous avons procédé à un « dot voting » pour faire émerger des priorités sur l’utilité des projets à l’entreprise. Des équipes se sont constituées sans obligation sur le sujet traité.

3. 11h Go: deux binômes, une équipe de 4 personnes et une équipe de 6 personnes se sont lancées dans ce petit sprint.

4. 11h le lendemain, démo: sont sortis 4 livrables concrêts.

Quels livrables ?

a) Un script d’anonymisation de la base de données Koha: aujourd’hui lorsque nous faisons une démo ou que nous travaillons sur nos postes, nous sommes parfois amenés à utiliser une base de données avec des informations d’utilisateurs réels et nous souhaiterions l’éviter.

b) L’exploration de Kanboard et le développement de 2 plugins. Notre système principal de gestion de tickets d’entreprise est Mantis. Au fil des années et une diversification s’opérant, nous avons été amenés à gérer et suivre d’autres types de tickets (bugzilla, pull request github, autres tâches) et à les rendre visibles dans un tableau numérique.

• Plugin Mantis: quand une tâche est ajoutée, elle peut être de type « numéro de ticket mantis » et à l’enregistrement, certaines données de mantis vont être récupérées dans le kanban pour en faciliter le suivi. Il permet d’envoyer des notifications à Kanboard lorsqu’un ticket a évolué dans mantis.
• Plugin Task notification: affiche une cloche sur la carte si une notification est liée à elle.

L’idée derrière cette exploration était de voir si nous pouvions nous libérer un peu plus et utiliser un outil libre pour la gestion des tableaux numériques. L’idée continue de faire son chemin.

c) Deux sujets reviennent en ce moment autour d’ElasticSearch chez nous: l’implémentation de Koha de ce moteur et la problématique convoitée des tableaux de bord ou comment visualiser les données de mon SI efficacement. Une équipe s’est montée pour explorer l’outil, mieux comprendre les interactions et l’écosystème, tester, configurer, installer etc. Les livrables ont été des nouveaux fichiers de mapping unimarc, une page de documentation sur l’état des connaissances actuelles, un schéma d’architecture, un serveur partagé et configuré avec koha, elasticsearch, kibana et grafana.

d) Un binôme a travaillé à l’évolution de KOCT afin de faciliter la saisie et l’intégration des données dans Koha. Maintenant les champs sont validés avant d’être enregistrés et les données peuvent être exportées. La nouvelle version du plugin est maintenant disponible en ligne.

Le ROTI de cette journée a été très positif et les livrables utilisables immédiatement par les équipes. J’ai eu la nette impression que ce nouveau cadre a forcé à livrer quelque chose de terminé à l’ensemble des collaborateurs et j’espère bien que nous aurons l’occasion de le rejouer une autre fois 🙂 Le ROTI chez nous n’est pas carné, il se formalise par un vote à main levé entre 1 et 5 et « mesure » le retour sur le temps investi par la personne (5: c’était le meilleur endroit où  je pouvaisa être pendant ce temps, 2:j’ai perdu plus de temps que ce que j’en ai gagné).