Préparer sa bibliothèque pour une fermeture dans Koha.

Cet article est une traduction d’un article rédigé par ByWater et adapté au processus de BibLibre : https://bywatersolutions.com/education/preparing-for-library-closures

Si vous êtes dans un système multi-sites

Beaucoup de cas d’usage sont plus compliqués à gérer pour des systèmes multi-sites (plusieurs sites ou bibliothèques dans le même système Koha). Nous avons essayé de les prendre en compte plus bas, mais n’hésitez à nous contacter si vous avez des questions.

Faire des changements sur les prêts en cours

Si vous faites des changements dans vos règles de circulation, il faut savoir qu’ils ne seront pas pris en compte pour les prêts qui auront déjà été effectués. Concrètement, cela ne changera pas les dates de retour ou n’aura pas d’impact sur le fait que vos adhérents pourront renouveler leurs prêts.

Cependant, certains changements faits dans vos règles de circulation peuvent changer le nombre de renouvellements permis, la période de renouvellement et les pénalités de retard.

Si vous le souhaitez, BibLibre peut installer le plugin « ChangeDueDate » de InLibro qui permet de modifier en lot les dates de retour des prêts à partir d’un ou plusieurs filtres (ex : la catégorie d’adhérent, le type de document, etc …). Pour plus d’informations : https://inlibro.com/koha-plugins/instructions-changeduedate/
Merci d’en faire la demande via la plateforme de suivi Mantis (https://suivi.biblibre.com)

Indiquer que la bibliothèque est fermée dans le calendrier

Si la bibliothèque doit fermer, il est important de le préciser dans le calendrier de Koha. En effet, un certain nombre de choses pourront ainsi être gérées automatiquement.

Gérer le calendrier

Pour fermer la bibliothèque sur une période particulière, allez dans le module « Outils » > « Calendrier »

1/ Cochez « période de fermeture »

2/ Rentrez la période de fermeture

3/ Cliquez sur enregistrer

4/ Sur le calendrier, on peut voir la période de fermeture en rouge.

Gérer les préférences systèmes

Une fois que le calendrier est bien paramétré, il existe un certain nombre de préférences système qui permettent de contrôler la façon dont Koha doit se comporter en fonction de ce calendrier.

OverdueNoticeCalendar : permet d’ignorer ou non le calendrier dans le calcul des cycles de réclamation des prêts en retard. Paramétrez la préférence système sur « Tenir compte du calendrier » si vous ne souhaitez pas que les notifications en retard soient envoyées lorsque la bibliothèque est fermée.

finesCalendar : permet de calculer les amendes sur la base du nombre de jours de retard en incluant ou pas les jours de fermeture. Paramétrez la préférence système sur « en excluant les jours de fermeture » si vous souhaitez que vos amendes n’augmentent pas pendant votre fermeture.

ExpireReservesOnHolidays : permet de contrôler si les réservations peuvent être annulées automatiquement ou non les jours de fermeture de la bibliothèque. Paramétrez la préférence système sur « ne pas autoriser » si vous souhaitez que vos réservations ne soient pas annulées pendant la fermeture de la bibliothèque. Attention, cette préférence système n’est pas prise en compte si vous avez paramétré la préférence système ExpireReservesMaxPickUpDelay sur « ne pas permettre ».

 

Ces trois premières préférences système jouent sur la façon dont Koha va se comporter si la bibliothèque est fermée. Mais il y a aussi deux autres préférences système importantes qui portent sur la gestion des dates dans le futur. Ces préférences système n’auront pas un grand impact si vous fermez la bibliothèque du jour au lendemain mais elles seront utiles pour les potentielles fermetures à venir.

useDaysMode : permet de contrôler la façon dont Koha va calculer les dates de retour. Ne paramétrez pas la préférence sur « utiliser uniquement les règles de circulation » si vous ne souhaitez pas que Koha définisse une date de retour sur un jour de fermeture de la bibliothèque.

ExcludeHolidaysFromMaxPickUpDelay : permet de contrôler la façon dont Koha va calculer les dates d’expiration des réservations. Paramétrez la préférence système sur « ne pas autoriser » pour vous assurer qu’aucune réservation ne soit suspendue sur un jour de fermeture.

Attention ! Ces préférences système n’auront pas d’impact sur les prêts et les réservations déjà en cours.

 

Les routines (cronjobs)

Pour aller plus loin, nous pouvons désactiver un certain nombre de routines (cronjobs). En effet, il y a un certain nombre de processus dans Koha qui se font régulièrement et automatiquement : ce sont des routines définies au niveau du serveur. En les désactivant, cela permet de suspendre l’exécution de ces processus.

Les routines qui nous semblent concernées sont :

fines.pl : Génère des amendes à payer sur les exemplaires en retard, en fonction de vos règles de circulations et d’amendes. Ce cron ne peut pas être personnalisé par bibliothèque (si vous êtes en multisites).

overdue_notices.pl : Génère des notifications de retard en fonction du paramétrage fait dans l’outil « paramétrage des relances ».  Ce cron ne peut pas être personnalisé par bibliothèque (si vous êtes en multisites) mais le paramétrage des relances peut l’être en revanche.

advance_notices.pl : Génère les notifications en fonction des préférences de notification par défaut paramétrées dans les catégories d’adhérents.

process_message_queue.pl : Envoie les notifications générées par les routines décrites plus haut. Ce cron ne peut pas être personnalisé par bibliothèque (si vous êtes en multisites).

longoverdue.pl : Les exemplaires qui sont en retard depuis un certain temps sont passés automatiquement sur le piège « perdu » et Koha met une amende au lecteur en retard en prenant le prix de remplacement de l’exemplaire. Ce cron ne peut pas être personnalisé par bibliothèque (si vous êtes en multisites) et ne prend pas en compte le calendrier de la bibliothèque.

Les relances

Vous pouvez prendre la décision de ne pas envoyer de relances alors que la bibliothèque est fermée. Nous pouvons stopper temporairement les routines listées ci-dessus si vous le souhaitez.

Empêcher ou altérer les réservations

Certains d’entre vous pourraient vouloir modifier les fonctionnalités de réservation. Voilà quelques préférences systèmes pour cela :

  • RequestOnOPAC – Cette préférence définit si les usagers peuvent faire des réservataions à l’OPAC. La positionner à « ne pas autoriser » pour empêcher toute réservation par les usagers.
  • ReservesMaxPickUpDelay – Lorsqu’une réservation est mise de côté, une date d’expiration est définie. Cette préférence indique combien de jours le document est laissé de côté. Il suffit de l’augmenter pour laisser plus de temps à l’usager.
  • ExpireReservesMaxPickUpDelay – Cette préférence contrôle si les réservations sont ou non annulées automatiquement lorsque la date d’expiration est atteinte. La positionner à « ne pas autoriser » pour prévenir les annulations automatiques.
  • ExcludeHolidaysFromMaxPickUpDelay / ExpireReservesOnHolidays – Cette préférence permet de décompter les jours de fermeture d’une bibliothèque des délais de mise de côté des réservations.

Si vous voulez continuer à autoriser les réservations seulement sur les documents qui sont sortis ou non disponible, vous devez modifier les règles de circulation. Les valeurs à changer sont dans la colonne « réservation sur étagère » dans le tableau des règles de prêt. Si cette colonne est positionnée à « Oui », les usagers peuvent poser des réservations sur des documents en rayon. Si la colonne est positionnée à « Si au moins un exemplaire est indisponible », les usagers peuvent poser une réservation sur les documents non disponibles. Si la colonne est positionnée sur « Si tous les exemplaires sont indisponibles », les usagers ne peuvent poser une réservation que si tous les document sont sortis.

N’oubliez pas que, dans Koha, les règles de circulations sont vérifiées lorsqu’une réservation est posée et lorsqu’un prêt est fait. Si vous modifiez vos règles de circulation pour interdire les nouvelles réservations, les réservations ne seront pas vérifiées au retour d’un document (ce comportement est considéré comme un bug, en cours de correction : une violation de règle de réservation se déclenchera au moment du retour). C’est pour cela que nous vous recommandons de positionner à « Non » la préférence RequestOnOpac durant la fermeture de la bibliothèque.

Il peut être prudent de sauvegarder vos règles actuelles avant de les modifier pour pouvoir revenir aux règles initiales à la fin de la période de fermeture.

Auto-inscription

Les fonctions d’auto-inscription peuvent permettre aux nouveaux utilisateurs d’accéder aux fichiers numériques sans venir à la bibliothèque.

Utiliser les « Annonces » pour communiquer sur la fermeture de la bibliothèque

Dans le module « Outils », vous pouvez utiliser les « Annonces » pour communiquer sur la fermeture de la bibliothèque au niveau de l’OPAC. (Attention, cela ne fonctionne que si vous utilisez l’OPAC de Koha).

 

Que faire quand la bibliothèque va ré-ouvrir ?

Lorsque la bibliothèque va ré-ouvrir, les notifications de retard ne seront pas générées rétroactivement. Nous pourrons alors travailler ensemble pour envoyer une notification aux adhérents qui auraient des exemplaires en retard mais qui n’auraient pas reçu de notification du fait de l’arrêt des routines.

Lorsque nous réactiverons la routine longoverdue.pl, Koha va travailler pour rattraper son retard. Par exemple, si vous aviez décidé que les exemplaires étaient considérés comme des « longs retards » à partir de 40 jours de retard, cela se traduit techniquement par « marquer les exemplaires comme étant en retard si la date de retour était il y a entre 40 et 365 jours ».

De ce fait, beaucoup d’exemplaires seront considérés comme étant des longs retards au moment où nous réactiverons cette routine.

N’oubliez pas que les adhérents auront toujours les amendes qu’ils avaient avant la fermeture. Si vous avez bien paramétré votre calendrier et les préférences système associées, vos adhérents ne devraient pas avoir d’amendes supplémentaires sur votre période de fermeture et ce, jusqu’à la réactivation de la routine et de la modification des préférences systèmes (modifiées pour la fermeture). Indépendamment de la routine « fines.pl », si la préférence système  « FinesMode » est paramétrée sur « Calculer et facturer » les amendes, alors les amendes qui existaient avant la fermeture apparaîtront lorsque vous passerez un exemplaire de l’adhérent concerné en retour et des nouvelles amendes seront calculées pour tous les jours où la bibliothèque n’a pas été marquée comme fermée dans le calendrier.

De ce fait, n’hésitez pas à nous contacter si vous souhaitez que nous mettions en place la fonctionnalité « pertes et profits » lorsque vous réouvrirez la bibliothèque.

 

Envoyer une notification à tous les adhérents

Koha dispose d’outils pour envoyer des notifications en dehors du processus normal de notification (comme nous l’avons vu avec les notifications avancées et les retards), cependant, nous ne vous recommandons pas d’utiliser ces outils pour envoyer massivement des emails à vos adhérents. En effet, vous allez prendre le risque de passer en spam et l’adresse de la bibliothèque apparaîtra sur les listes noires ce qui risque d’être problématique pour l’envoi des futurs e-mails.

 

Ce qu’il y a de plus important à retenir

– Si vous faites partie d’un système multi-sites mais que toutes les bibliothèques ne ferment pas, veuillez nous contactez. Nous ferons le maximum pour vous aider dans les choix à prendre.

– BibLibre est là pour vous aider !

– Il n’y a pas de questions bêtes, n’hésitez pas à nous les poser.

– N’hésitez pas à nous faire savoir comment nous pouvons vous aider.

– Prenez soin de vous.

 

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A propos Claudie Tregouet

Titulaire du master « Technologies numériques appliquées à l’histoire » de l’École nationale des chartes, Claudie a occupé différents postes en bibliothèques de bénévole à responsable de bibliothèque numérique. Elle occupe aujourd’hui le poste de chef de projet au sein de l’équipe BibLibre.

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